36協定の届出管理を見える化する方法
36協定（時間外・休日労働に関する協定）は、従業員に残業をさせるために必要な労使協定です。届出を怠ると、たとえ残業代を支払っていても労働基準法違反となります。社労士にとって、顧問先の36協定届出管理は特に重要な業務です。
36協定の基本
なぜ届出が必要なのか
労働基準法では、原則として1日8時間・週40時間を超えて労働させることを禁止しています。36協定を締結し、労働基準監督署に届出することで、この制限を超えた労働が可能になります。
届出の有効期間
36協定の有効期間は通常1年間です。有効期間が切れる前に新たな協定を締結・届出する必要があります。更新を忘れると、その日から残業させることができなくなります。
届出管理でよくあるトラブル
更新時期を見落とす
顧問先ごとに協定の有効期間開始日が異なるため、更新時期の管理が煩雑になります。特に顧問先が多い事務所では、どの企業がいつ更新なのかを把握しきれないことがあります。
事業所ごとの届出が必要
36協定は事業所単位で届出が必要です。1つの企業に複数の事業所がある場合、すべての事業所分を管理しなければなりません。
上限規制への対応
2019年の法改正で時間外労働の上限規制が設けられました。「月45時間・年360時間」の原則、特別条項を設ける場合のルールなど、内容面のチェックも重要です。
36協定の届出を見える化する方法
ステップ1: 全顧問先の協定情報を一覧化する
まず、すべての顧問先について以下の情報をリストアップします。
- 企業名・事業所名
- 現在の協定の有効期間（開始日〜終了日）
- 届出先の労働基準監督署
- 特別条項の有無
ステップ2: 更新スケジュールをカレンダーに登録する
協定の有効期間終了の2〜3ヶ月前にリマインダーを設定します。これにより、顧問先への協定内容の確認・労使交渉・届出作成の時間を十分に確保できます。
ステップ3: 届出状況をステータス管理する
各事業所の届出状況を「未着手」「協定内容確認中」「届出書作成中」「届出済み」「受理確認済み」のようにステータスで管理します。
ステップ4: 届出完了の証跡を保存する
届出が受理されたら、受理印のある控えを顧問先ごとにデジタル保存しておきましょう。労基署の調査時に即座に提示できる状態にしておくことが重要です。
まとめ
36協定の届出管理は、顧問先の法令遵守を支える社労士の重要な役割です。一覧化・カレンダー管理・ステータス管理・証跡保存の4ステップで、見落としのない管理体制を構築しましょう。